¿Qué implica conservar los documentos contables y los libros de contabilidad?
Plazos de conservación para aspectos comerciales
Plazos de conservación para aspectos tributarios
Conclusión
La contabilidad se erige como un respaldo válido para asuntos comerciales y fiscales, al contener el historial de las transacciones de un comerciante. Por esta razón, la legislación establece el lapso durante el cual se deben mantener los documentos y libros contables. En este análisis ahondamos en este tema.
Los documentos contables y los libros de contabilidad almacenan la información financiera de cualquier entidad o persona natural, siempre que se lleven de acuerdo con las normativas vigentes. Es por ello que la ley los considera como una evidencia válida que puede ser examinada por los entes de supervisión y fiscalización estatal. Tanto el Decreto 2649 de 1993 como el Código de Comercio y el Estatuto Tributario establecen los requisitos para su preservación.
En este análisis detallamos el plazo de conservación, conforme a las normativas pertinentes, el Concepto 033 del 18 de enero de 2019 del Consejo Técnico de Contaduría Pública –CTCP– y el Oficio 220-017568 del 13 de febrero de 2017 de la Supersociedades.
¿Qué implica conservar los documentos contables y los libros de contabilidad?
Previo a abordar el tema central, es preciso aclarar algunos conceptos clave:
Los documentos contables son los registros internos o externos de la entidad que respaldan las transacciones financieras. Ejemplos de estos son los recibos de caja, las facturas de venta, las letras de cambio y las notas contables.
Los comprobantes de contabilidad son los documentos generados por la entidad para registrar cada operación, deben estar numerados y contener información detallada como fecha, origen, descripción y cuentas involucradas.
Los libros de contabilidad son los registros cronológicos de los comprobantes, fundamentales para la elaboración de los estados financieros.
Plazos de conservación para aspectos comerciales
«Las entidades o personas naturales deben conservar sus documentos por diez (10) años a partir del último registro, documento o comprobante»
La Ley 962 de 2005 y el Código de Comercio establecen que las entidades o personas naturales deben conservar sus documentos por diez (10) años a partir del último registro, documento o comprobante. Asimismo, se les permite elegir si desean mantener los registros en formato físico o en medios electrónicos que garanticen su fidelidad.
El medio seleccionado debe cumplir con los requisitos de la Ley 527 de 1999, que incluyen la accesibilidad de la información para futuras consultas y la conservación del formato original de los documentos.
Una vez transcurrido el plazo de diez (10) años, las entidades o personas naturales pueden destruir los documentos contables (si así lo desean, sin embargo, la ley no prohíbe su conservación), siempre y cuando aseguren su reproducción exacta en otro medio técnico.
Plazos de conservación para aspectos fiscales
Para verificar la veracidad de la información financiera en las declaraciones, la Dian puede solicitar la inspección de los libros y documentos contables de un contribuyente.
Según el Estatuto Tributario y la Ley 962 de 2005, las personas naturales o entidades obligadas a llevar contabilidad deben conservar los siguientes documentos hasta que la declaración tributaria correspondiente sea firme:
- Libros contables como el diario, mayor e inventarios.
- Comprobantes de las transacciones contables.
- Medios electrónicos con la información contable.
- Pruebas de las retenciones en la fuente.
- Copias de declaraciones tributarias y recibos de pago.
Conclusión
En resumen, tanto los comerciantes individuales como las empresas deben mantener sus documentos contables y libros de contabilidad por diez (10) años, pudiendo destruirlos después de este plazo siempre que garanticen su reproducción. Para asuntos fiscales, estos registros pueden ser solicitados por la Dian hasta que la declaración correspondiente sea firme, momento en el cual ya no podrán ser requeridos.
