Documento de inicio
Documento de ingresos
Documento de egresos
Documento de transferencias y depósitos
Documento de ventas o facturación
Documento de cuentas por pagar o documento de compras
Documento de remuneraciones
Documento de registros contables
Documento de ajustes y reubicaciones
Documento de clausura
Documento de inicio
Documento de ingresos
Documento de egresos
Documento de transferencias y depósitos
Documento de ventas o facturación
Documento de cuentas por pagar o documento de compras
Documento de remuneraciones
Documento de registros contables
Documento de ajustes y reubicaciones
Documento de clausura
La información que se incluye en los estados financieros debe respaldarse con documentos numerados en orden consecutivo, los cuales detallan todos los datos relevantes de cada transacción; estos documentos son conocidos como documentos de contabilidad.
En la serie de libros sobre contabilidad para personas no expertas, se explicó previamente la distinción entre documento y respaldo contable; una vez aclarado este punto es fundamental examinar los documentos más utilizados en las empresas, el tipo de transacción que respaldan y los registros contables que suelen implicar.
Documento de inicio
Respaldando la situación financiera al inicio de las actividades de la empresa; este documento se genera al constituirse la entidad económica.
Documento de ingresos
«El documento de egresos detalla las operaciones que implican salidas de efectivo y sus equivalentes»
En este documento se registran las transacciones relacionadas con ingresos en efectivo, y por lo tanto sus respaldos son los recibos de caja y la contrapartida habitual en el registro, ya sea por préstamos, aportes de capital, anticipos de clientes, deudores, etc.
Documento de egresos
El documento de egresos detalla las operaciones que implican salidas de efectivo y sus equivalentes; los respaldos pueden incluir documentos de egresos y pagos, contratos, pagarés, letras, etc.
Además, la contrapartida en el registro contable puede ser gastos, salarios, compras, adquisiciones de activos fijos, obligaciones bancarias, anticipos a contratistas, etc.
Documento de transferencias y depósitos
Registra los ingresos de fondos en cuentas bancarias; también registra las transferencias entre diferentes cuentas. La contrapartida puede ser cualquier subcuenta de efectivo y sus equivalentes, como caja, bancos, deudores, etc.
Documento de ventas o facturación
Este documento se utiliza para registrar las operaciones de ventas, tanto al contado como a crédito; el respaldo suele ser la factura de venta y se registra con contrapartida en deudores y las cuentas de impuestos correspondientes.
Documento de cuentas por pagar o documento de compras
Aquí se registran las compras realizadas por la empresa, ya sea al crédito o al contado; los respaldos suelen ser las facturas de proveedores; la contrapartida en el registro contable puede ser gastos, inventario de mercancías, adquisiciones de propiedades, planta y equipo, impuestos, etc.
Documento de remuneraciones
«El documento de contabilidad se utiliza para registrar devoluciones o descuentos de ventas o compras, notas bancarias y provisiones para inventarios, cuentas por cobrar, etc.»
Documento utilizado como respaldo para los pagos a los empleados por salarios y gastos laborales, incluyendo aportes parafiscales, seguridad social, descuentos a los empleados, etc. Este documento está respaldado por la planilla de nómina, y las contrapartidas contables comunes son aquellas que representan cada componente de la liquidación: gastos de transporte, cuentas por cobrar, fondos, seguridad social, etc.
Documento de registros contables
El documento de contabilidad se utiliza para registrar devoluciones o descuentos de ventas o compras, notas bancarias y provisiones para inventarios, cuentas por cobrar, etc.; los documentos contables pueden ser notas de débito, crédito o notas bancarias.
Documento de ajustes y reubicaciones
Se utiliza para registrar ajustes que no implican necesariamente flujo de efectivo y sus equivalentes, como depreciación, amortizaciones, agotamiento, etc., así como reubicaciones y correcciones de errores. Este documento debe respaldarse con notas contables.
Documento de clausura
Se elabora al final del año contable, que en Colombia es el 31 de diciembre; en este documento se cierran las cuentas de resultados contra la cuenta temporal de ganancias y pérdidas.
