Consideraciones contables del contrato de espacios compartidos
Análisis de los elementos de un acuerdo de colaboración
Identificación del contrato de espacios compartidos como arrendamiento
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha emitido su opinión sobre la contabilización del contrato de espacios compartidos, para lo cual, en primer lugar, es necesario determinar si el contrato constituye en sí mismo (o incluye) un arrendamiento de acuerdo con los criterios de la NIIF 16.
Descubre los detalles en este artículo.
El concepto de espacios compartidos, conocido también como «coworking», se refiere a un entorno de trabajo compartido donde los profesionales pueden llevar a cabo sus labores, ya sea de manera individual o colaborativa.
Las compañías que ofrecen el servicio de espacios compartidos son aquellas que alquilan sus instalaciones a individuos o empresas para que puedan realizar sus tareas laborales. Este modelo incluye un contrato de prestación de servicios.
Esta práctica se ha vuelto popular debido a que los profesionales que utilizan los espacios compartidos han encontrado numerosos beneficios, como los que se mencionan a continuación:
- Acceso a un espacio de trabajo económico, ya que es una alternativa más asequible y equipada que alquilar y mantener una oficina.
- Flexibilidad, dado que estos espacios suelen ofrecer diferentes planes para adaptarse a las necesidades del usuario: uso por horas, salas de reuniones, entre otros.
- Oportunidades de hacer contactos profesionales, ya que estos espacios fomentan la creación de una red de trabajo.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha emitido su opinión sobre el tratamiento contable para esta modalidad de trabajo, tema que se aborda a continuación.
Consideraciones contables del contrato de espacios compartidos
Un aspecto clave que se debe abordar en primer lugar es determinar si el contrato constituye (o incluye) un arrendamiento de acuerdo con la NIIF 16; de no ser así, el tratamiento contable de los espacios compartidos estará sujeto a otro Estándar Internacional.
Como se mencionó anteriormente, las empresas que ofrecen el servicio de espacios compartidos alquilan sus instalaciones a terceros para que lleven a cabo una actividad a través de un contrato de prestación de servicios. En este sentido, el CTCP señala en el Concepto 0279 del 17 de junio de 2022 algunas directrices sobre el tratamiento contable para las empresas que ofrecen este servicio.
Para determinar si un contrato es o incluye un arrendamiento, se deben seguir las instrucciones de los párrafos B9 a B33 de la NIIF 16, que se encuentran en el DUR 2420 de 2015.
«Para determinar si un contrato es un arrendamiento o incluye un arrendamiento, se debe evaluar si se transfiere el control del uso de un activo»
Según el apéndice A de la NIIF 16, un arrendamiento es un contrato o parte de un contrato que otorga el derecho de utilizar un activo (activo subyacente) por un período de tiempo a cambio de una contraprestación (consulta nuestro artículo Requisitos para el reconocimiento de arrendamientos bajo los lineamientos de la NIIF 16).
Para determinar si un contrato es un arrendamiento o incluye un arrendamiento, se debe evaluar si se transfiere el control del uso de un activo identificado por un período de tiempo.
De acuerdo con el párrafo B13 de la NIIF 16:
Un activo se identifica generalmente al estar específicamente mencionado en un contrato. Sin embargo, un activo también puede identificarse al estar implícitamente mencionado en el momento en que está disponible para su uso por el cliente.
La siguiente infografía presenta aspectos clave que se deben considerar en esta identificación:
En caso de que el arrendamiento no constituya un arrendamiento, sino un subarrendamiento, la entidad clasificará el subarrendamiento como un arrendamiento financiero o un arrendamiento operativo, según lo indicado por el CTCP.
Desglose de los elementos de un contrato
Un contrato puede incluir elementos que no sean considerados arrendamientos, como es el caso, por ejemplo, de un contrato de espacios compartidos que incluye los siguientes elementos:
- Elemento de arrendamiento: costo por el alquiler del espacio.
- Elemento de no arrendamiento: costo por los gastos en los que incurre el arrendador.
De acuerdo con el Estándar Internacional, es importante tener en cuenta que la entidad contabilizará cada elemento de arrendamiento dentro del contrato de forma separada de los elementos que no constituyen un arrendamiento.
Identificación de los espacios compartidos como arrendamiento
En el siguiente ejemplo se determinará si un contrato de espacios compartidos corresponde a un arrendamiento:
La empresa Tu Espacio Increíble alquila sus instalaciones a profesionales de diversas empresas para que lleven a cabo sus actividades laborales.
La empresa Solvencia 2.0 contrata a un profesional de marketing y dos analistas de datos, para lo cual firma un contrato para que dichos profesionales utilicen las instalaciones de Tu Espacio Increíble como lugar de trabajo.
El contrato de prestación de servicios presenta las siguientes características:
El contrato establece que, por un monto mensual específico y durante un período de 4 años, los empleados de Solvencia 2.0 podrán utilizar las instalaciones y equipos de la siguiente manera:
Oficinas 8 y 9: destinadas para los analistas de datos.
Oficina 11: destinada para el profesional de marketing.
Además, se especifica que cualquier empleado de Solvencia 2.0 podrá utilizar las instalaciones de los espacios compartidos cuando sea necesario, siempre y cuando las oficinas acordadas estén disponibles.
Según lo expuesto, el contrato en cuestión constituye un arrendamiento debido a que transfiere a Solvencia 2.0 el control sobre 3 oficinas de las instalaciones de los espacios compartidos. El control en este contrato se refleja en que las oficinas acordadas no pueden ser utilizadas por un profesional que no forme parte de Solvencia 2.0.
Adicionalmente, esta empresa tiene el derecho sobre los beneficios económicos derivados del trabajo realizado por los profesionales en las instalaciones de los espacios compartidos. Asimismo, Solvencia 2.0 tiene la facultad de decidir qué empleados pueden utilizar las oficinas, incluso si no son los inicialmente acordados en el contrato.
