Transferencia de responsabilidades del contador externo
¿Es posible que el profesional de la contabilidad retenga los archivos de su cliente?
Dimisión del contador público
Al concluir el acuerdo laboral con la empresa, es necesario llevar a cabo la transferencia de responsabilidades del contador. En este artículo se detalla la manera correcta de realizar este proceso de acuerdo con las normativas del CTCP, con el objetivo de garantizar una transición satisfactoria.
Además, se proporciona un ejemplo de informe de transferencia de responsabilidades.
Cuando un contador público presta sus servicios a una entidad, es fundamental que el acuerdo entre ambas partes esté formalizado en un contrato laboral o de prestación de servicios. Este contrato debe especificar los derechos y obligaciones de cada una de las partes (Concepto 0026 del 1 de enero de 2021, CTCP).
En este sentido, el CTCP establece ciertos aspectos que el contador debe considerar al finalizar su contrato, los cuales detallamos a continuación:
Transferencia de responsabilidades del contador externo
A continuación, responderemos a la siguiente pregunta: ¿cómo debe proceder un contador externo al transferir sus responsabilidades al finalizar un contrato?
Como se mencionó anteriormente, los términos de la relación entre el contador externo y el usuario de sus servicios deben estar definidos en el contrato que ambas partes suscriban, en el cual se describen las funciones y compromisos del contador con el cliente. Estas funciones pueden incluir desde la preparación y presentación de los estados financieros y declaraciones tributarias, hasta la contabilización de documentos contables.
Dado que el contador es responsable de varios procesos contables de la entidad y conoce su situación contable, es recomendable que al finalizar su relación con el cliente, informe sobre el estado de los procesos a su cargo y las obligaciones contables y fiscales pendientes. Esto fue determinado por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– en el Concepto 678 de 2018, el cual sugiere que el contador elabore un informe dirigido a la gerencia de la entidad, incluyendo los siguientes puntos:
- Estado actual de la contabilidad, incluyendo transacciones pendientes por registrar en el sistema contable.
- Informe de ajustes contables y otros comprobantes pendientes, como ajustes por depreciación, deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros.
- Detalle de los impuestos pendientes por liquidar y cumplir con sus obligaciones formales.
- Entrega de documentación, soportes contables y registros contables, en posesión del contador externo y relacionados con la entidad.
- Otros puntos relevantes que el contador externo considere apropiados.
Los puntos mencionados en el concepto del CTCP son una guía valiosa para el contador, ya que facilitan el proceso de transición con el nuevo responsable y demuestran el cumplimiento de sus compromisos durante el contrato.
¿Puede el contador público retener documentos de su cliente?
Un aspecto crucial en la transferencia de responsabilidades del contador es la obligación de entregar la documentación, soportes contables y registros contables en su poder que estén relacionados con la entidad.
La información contable, como comprobantes, soportes y registros contables, pertenece a la entidad.
Por lo tanto, el contador público no está autorizado a retener esa información ni a utilizarla como presión para el pago de honorarios pendientes.
En el siguiente video, el Dr. Germán Torres, contador público y director académico de Actualícese, aborda las problemáticas derivadas de la retención de documentación:
Dimisión del contador público
Además de la transferencia de responsabilidades, el CTCP establece consideraciones sobre la dimisión del contador público en el Concepto 0026 del 1 de enero de 2021:
Los contadores públicos son agentes de confianza en la sociedad, por lo tanto, al renunciar a una entidad, deben tener en cuenta la responsabilidad que implica este proceso en caso de generar riesgos para la empresa, según lo establecido en el artículo 45 de la Ley 43 de 1990.
Por lo tanto, es importante que el contador que renuncia cumpla con las obligaciones del contrato con la entidad, elaborando un acta de entrega que detalle las actividades completadas y pendientes, facilitando una transición adecuada con el nuevo contador.
Si has llegado hasta aquí, te recomendamos descargar nuestro modelo de Informe de transferencia de responsabilidades del contador externo al finalizar un contrato, el cual te guiará para concluir de manera exitosa la relación con tu cliente y cumplir con sus obligaciones.
¡Descárgalo ahora!
