Costos de contratación de un empleado con salario mínimo en Colombia para el año 2023

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Salario mínimo y beneficio de transporte en Colombia para el año 2023

Desglose mensual de gastos a cargo del empleador

• Contribuciones al sistema de protección social
• Beneficios sociales
• Aportes adicionales
• Tiempo libre
• Provisión

Gastos mensuales de un empleado que gane el salario mínimo

Consideraciones a tener en cuenta:
Al calcular los gastos que debe cubrir un empleador al contratar a un trabajador con el salario mínimo, se deben tener en cuenta el pago y las obligaciones como los aportes a la seguridad social, los beneficios sociales, entre otros.
Aquí puedes conocer los gastos asociados con dicha contratación en 2023.
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Cuando un empleador contrata a un empleado a través de un contrato laboral, debe tener en mente no solo la obligación de pagar por el servicio prestado, sino también otros compromisos como el pago de los aportes correspondientes a la salud y la pensión, los beneficios sociales y las contribuciones adicionales.
Si el salario del trabajador se establece en un (1) smmlv en el contrato laboral, es importante tener en cuenta que cada año se realiza un ajuste o aumento salarial que actualiza dicho monto y afecta el cálculo de otras responsabilidades laborales que se calculan en función del salario recibido.
Por lo tanto, es esencial que el empleador conozca los gastos promedio que debe asumir al contratar a un empleado con el salario mínimo, ya que esta información le permite tomar decisiones más informadas sobre la planificación de los costos de su operación económica en su conjunto.

Salario mínimo y beneficio de transporte en Colombia para el año 2023

Según la definición del Código Sustantivo del Trabajo –CST– (artículo 145), el salario mínimo es la cantidad que todo empleado tiene derecho a recibir para cubrir sus necesidades básicas y las de su familia.
Por otro lado, la Ley 15 de 1959 establece el beneficio de transporte como una prestación a cargo de los empleadores en favor de los empleados que ganen hasta dos (2) smmlv y tiene como objetivo compensar parte de los gastos de desplazamiento del empleado desde su residencia hasta el lugar de trabajo.
Para los empleados que trabajan desde casa en modalidades de teletrabajo o trabajo en casa, el empleador debe reconocer el valor del beneficio de transporte como beneficio de conectividad digital solo para los empleados que ganen hasta dos (2) smmlv.
A través de los decretos 2613 y 2614 del 28 de diciembre de 2022 del Ministerio del Trabajo, se establecieron las cifras del salario mínimo mensual legal y del beneficio de transporte que regirán a partir del 1 de enero de 2023, de la siguiente manera:

• Concepto
• 2022
• Incremento
• 2023
• Salario mínimo
• $1.000.000
• 16 %
• $1.160.000
• Beneficio de transporte
• $117.172
• 20 %
• $140.606

Una vez fijado el salario mínimo en Colombia para el 2023 en $1.160.000 y el beneficio de transporte en $140.606, es necesario conocer las diversas obligaciones a cargo del empleador establecidas en la ley laboral que se calculan en función del salario recibido para realizar la liquidación correspondiente.

Desglose mensual de gastos a cargo del empleador

Al contratar a un empleado a través de un contrato laboral, de acuerdo con la ley, el empleador no solo debe pagar el salario, el beneficio de transporte o de conectividad digital cuando sea aplicable, sino que también debe realizar y mantener al día los aportes y provisiones de nómina que se pueden dividir en tres grupos:

1. Aportes a la seguridad social
2. Beneficios sociales
3. Contribuciones adicionales

Es importante destacar que otra de las obligaciones a cargo del empleador es la de las vacaciones que deben ser otorgadas y remuneradas por quince (15) días hábiles una vez que el empleado haya prestado sus servicios durante un (1) año (artículo 186 del CST).

Aportes al sistema de protección social

Entre las principales obligaciones del empleador se encuentra la de realizar aportes al sistema general de seguridad social. Estos incluyen los aportes a la salud y la pensión, los riesgos laborales y el subsidio familiar; obligaciones que se calculan en función del ingreso base de cotización –IBC–.
El IBC es la cantidad del salario con la cual se determina el valor de los aportes al sistema de seguridad social. El IBC es el salario básico más todos los otros pagos que reciba el empleado y que constituyan salario de acuerdo con el artículo 127 del CST.
El aporte al sistema de seguridad social en salud –SG-SSS– corresponde al 12,5 %, el cual debe calcularse en función del salario mensual del empleado. De este porcentaje, el empleador debe pagar un 8,5 % y el empleado un 4 %.
Para un empleado que gane el salario mínimo, la liquidación de este aporte se realiza de la siguiente manera:

• Salario mínimo 2023 (IBC)
• Empleador 8,5 %
• Empleado 4%
• $1.160.000
• $98.600
• $46.400

Por otro lado, el aporte a la pensión corresponde al 16 % del salario base mensual del empleado. De este porcentaje, el empleador debe pagar un 12 % y el empleado un 4 %.
Para un empleado que gane el salario mínimo, la liquidación de este aporte se realiza de la siguiente manera:

• Salario mínimo 2023 (IBC)
• Empleador 12 %
• Empleado 4%
• $1.160.000
• $139.200
• $46.400

En cuanto al sistema de riesgos laborales, para determinar el porcentaje del aporte y el valor de la cotización para un empleado que gane el salario mínimo, se debe seguir la siguiente tabla como referencia:

Como se puede observar, para realizar este aporte se establecen diferentes porcentajes de cotización, lo cual se debe a que las actividades que realizan los empleados no conllevan el mismo nivel de riesgo.

Beneficios sociales

Los beneficios sociales son los pagos adicionales, además del salario, que el empleado recibe mensual o anualmente. Son obligatorios por parte del empleador y tienen como objetivo principal cubrir necesidades o riesgos comunes del empleado. Los beneficios sociales incluyen la prima de servicios, las cesantías y los intereses sobre las cesantías.
La prima de servicios es un beneficio social otorgado por el empleador al empleado como una compensación, dada los beneficios que genera en la prestación del servicio y abarca dos periodos de pago (artículo 306 CST):

• Primer periodo: comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio (último plazo de pago).
• Segundo periodo: comprendido entre el 1 de julio y el 30 de diciembre (plazo de pago 20 de diciembre).

El salario base para calcular la prima de servicios es el promedio de lo recibido en los seis (6) meses anteriores a su generación y su liquidación debe realizarse por semestre trabajado o de manera proporcional al tiempo laborado aplicando la siguiente fórmula:
Salario + beneficio de transporte × número de días trabajados / 360
Así, un empleado que gane el salario mínimo semestralmente recibirá el siguiente valor por concepto de prima de servicios:
$ 1.160.000 + $ 140.606 × 180 / 360 = $ 650.303
Las cesantías son un beneficio social regulado por el artículo 249 del CST y tienen como objetivo brindar un auxilio al empleado en periodos de desempleo, aunque también pueden utilizarse para la adquisición de vivienda o estudios de educación superior.
Las cesantías deben liquidarse anualmente en función del IBC en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. Una vez liquidadas, deben ser consignadas en el fondo de cesantías elegido por el empleado a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
Si el contrato laboral termina antes de esta última fecha y el empleador no ha realizado la consignación, debe pagar el valor de las cesantías directamente al empleado.
El valor de las cesantías corresponde a un salario mensual por cada año trabajado o de manera proporcional al tiempo laborado y debe ser calculado utilizando la siguiente fórmula:
Salario mensual + beneficio de transporte × días trabajados / 360
Por otro lado, los intereses sobre las cesantías corresponden al 12 % anual –o de manera proporcional– sobre los saldos que tenga el empleado por concepto de cesantías y el empleador debe pagarlos a más tardar el 31 de enero del siguiente año o en la fecha de retiro del empleado.
La fórmula de liquidación de los intereses sobre las cesantías es la siguiente:
Valor de las cesantías × días trabajados × 12 % (año) / 360
Para el año 2023, a un empleado que gane el salario mínimo sin variaciones le corresponderá por concepto de cesantías la siguiente cantidad:
$ 1.160.000 + $ 140.606 x 360 / 360 = $ 1.300.606
Y por intereses sobre las cesantías, el monto es el siguiente:
$ 1.300.606 × 360 x 12 % / 360 = $ 156.073

Contribuciones adicionales

Los parafiscales son contribuciones obligatorias por parte de los empleadores a las cajas de compensación familiar –CCF–, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF– y al Servicio Nacional de Aprendizaje –Sena– calculadas en función de los elementos que constituyen salario aplicando los siguientes porcentajes:

• CCF 4 %
• ICBF 3 %
• Sena 2 %
• Total 9%

Para un empleado que gane el salario mínimo en 2023, se debe realizar la siguiente liquidación mensual:
$ 1.160.000 × 9 % = $ 104.400
Es importante mencionar que, en cuanto a los aportes a la seguridad social, existen algunas excepciones de pago en aportes a la salud y parafiscales para los empleadores que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario –ET–.

Tiempo libre

Las vacaciones son el derecho que tiene todo empleado dependiente a disfrutar de un período de descanso remunerado equivalente a quince (15) días hábiles después de haber prestado sus servicios durante un (1) año.
El artículo 192 del CST establece que las vacaciones deben ser remuneradas con el salario ordinario que reciba el empleado el día en que comience a disfrutarlas.
Las vacaciones deben liquidarse aplicando la siguiente fórmula:
Salario × número de días trabajados / 720
Para el año 2023, un empleado que gane el salario mínimo, una vez haya cumplido un año de servicios, podrá recibir por parte del empleador la siguiente cantidad:
$ 1.160.000 × 360 / 720 = $ 580.000
Nota: es importante tener en cuenta que esta liquidación varía cuando se liquidan vacaciones disfrutadas y no compensadas, ya que los días de descanso (días no hábiles) forman parte de la liquidación.

Provisión

Otra obligación que debe considerar el empleador que contrate a un empleado con el salario mínimo es la correspondiente al suministro de la provisión, según lo establecido en el artículo 230 del CST.
En efecto, el empleador está obligado a suministrar a sus empleados un vestuario de trabajo y un par de zapatos al menos tres (3) veces al año, a más tardar en las siguientes fechas:

• 30 de abril
• 31 de agosto
• 20 de diciembre

Este concepto es obligatorio siempre y cuando la remuneración del empleado no supere los dos (2) smmlv.

Gastos mensuales de un empleado que gane el salario mínimo

Basándonos en lo expuesto, procederemos a realizar un ejemplo de los gastos promedio mensuales que debe asumir un empleador al contratar a un empleado con el salario mínimo mensual legal vigente con derecho al beneficio de transporte o de conectividad.
En el ejemplo no hay variaciones en el factor salarial y el empleado realiza una labor en un nivel de riesgo bajo. El caso de ejemplo aquí presentado representa los mínimos en cuanto a los derechos del empleado que el empleador debe respetar y calcular correctamente. Veamos:

• Salario mínimo $1.160.000
• Beneficio de transporte o de conectividad $140.606
• Salud (8,5 %) $98.600
• Pensión (12 %) $139.200
• Riesgos laborales (0,522 %) $6.055
• Prima de servicios $108.384
• Cesantías $108.384
• Intereses sobre las cesantías $1.084
• Parafiscales (9 %) $104.400
• Vacaciones $48.333
• Provisión (