En un mundo donde la tecnología avanza a pasos agigantados, adaptarse a los cambios es fundamental para el éxito empresarial. La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta indispensable para optimizar procesos y garantizar la seguridad de las transacciones. En este artículo, exploraremos los aspectos clave del nuevo sistema de facturación electrónica, desde sus características y requerimientos hasta las implicaciones legales y operativas que trae consigo. Con la orientación de expertos como la Dra. Paola Rojas y el Dr. Joe Pérez, desentrañaremos los detalles más relevantes para que tanto empresas como consumidores puedan navegar este nuevo panorama con confianza y conocimiento.
Aspectos a considerar sobre el nuevo sistema de facturación electrónica
La implementación del sistema de facturación electrónica en Colombia representa un cambio significativo en la forma en que las empresas y consumidores gestionan sus transacciones. Este sistema no solo busca modernizar los procesos, sino también mejorar la eficiencia y seguridad de las operaciones comerciales. A continuación, se detallan los aspectos clave que deben tener en cuenta las empresas y los profesionales del sector.
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¿Cuándo es necesario realizar facturas electrónicas?
Es fundamental entender cuándo es obligatorio emitir facturas electrónicas. En general, las personas no obligadas a facturar electrónicamente deben hacerlo cuando necesitan un documento de respaldo electrónico. Este documento puede ser generado por la misma persona que lo recibió, siempre que cuente con la autorización de las entidades reguladoras. En el caso de que el vendedor esté obligado a emitir facturas electrónicas, el comprador puede solicitar este documento para garantizar un registro contable adecuado.
Características a tener en cuenta
- Las facturas electrónicas no son deducibles para el comprador, pero sí para el vendedor.
- La emisión de facturas en papel está limitada a 5 UVT según la Ley 2155 de 2021.
- A partir de mayo de 2023, las facturas serán deducibles sin límites y contarán con un CUDE en lugar de un CUFE.
- Las cantidades menores no deducibles serán enviadas directamente a la Dian.
- Si el cliente solicita una factura electrónica, la empresa emisora debe realizar el cambio.
Cambios en el calendario para la implementación del sistema de facturación electrónica
La Resolución 000008 del 31 de enero de 2024 ha modificado el calendario de implementación para el ticket electrónico equivalente de la máquina registradora con sistema de facturación electrónica. Este cambio afecta a los contribuyentes en relación con el impuesto sobre la renta y complementarios, estableciendo nuevas fechas y requisitos para la adopción de la versión 1.9 del anexo técnico de la factura electrónica de venta.
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La Dian no ofrecerá el servicio de documento equivalente electrónico
Es importante destacar que la Dian no proporcionará el servicio de documento equivalente electrónico a través de su software gratuito. Cada empresa debe seguir el proceso adecuado para implementar este documento de manera independiente, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos por la legislación tributaria.
¿Los proveedores tecnológicos pueden ofrecer el servicio de facturación electrónica?
Los proveedores tecnológicos autorizados pueden ofrecer servicios de facturación electrónica, siempre que cumplan con las condiciones y requisitos establecidos por el Gobierno nacional. Sin embargo, su ámbito de actuación no incluye la generación y emisión del ticket electrónico equivalente de la máquina registradora POS, ya que esto no está regulado por la Dian.
Detalles del artículo 16, numeral 2, de la Resolución 000165 de 2023
Este artículo establece que, una vez implementado el documento equivalente electrónico, los obligados a facturar deben reemplazar los documentos equivalentes tradicionales por aquellos que cumplan con los requisitos comunes. Estos documentos otorgan derechos a impuestos descontables y deducciones, siempre que se identifique al adquirente correctamente.
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Diferencias entre documento equivalente tradicional y documento equivalente electrónico
- Documento equivalente tradicional: No es deducible, tiene un límite de 5 UVT, no se envía a la Dian y no permite devoluciones o ajustes.
- Documento equivalente electrónico: Es deducible, no tiene límite de 5 UVT, se envía a la Dian y permite devoluciones o ajustes.
Sobre el experto en la materia
Paola Andrea Rojas es una contadora pública especializada en Gerencia Tributaria, con más de 10 años de experiencia en contabilidad y tributación. Ha asesorado en la implementación de facturación electrónica y es socia de CONAFI SAS, con presencia en Santander.
Joe Alberto Pérez, CEO de Praxis Academia, es especialista en Gerencia Tributaria y consultor financiero. Es coautor del libro Nueva reforma tributaria para la igualdad y la justicia social y miembro del Instituto Colombiano de Derecho Tributario.
