En el dinámico mundo empresarial, la administración de existencias se erige como un pilar fundamental para asegurar el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización. Desde la adquisición hasta la venta, gestionar adecuadamente las existencias no solo garantiza la disponibilidad de productos, sino que también previene la escasez y los excesos que podrían traducirse en pérdidas económicas. En este recorrido, exploraremos las diversas clases de existencias, los objetivos de su administración, las técnicas más efectivas para su gestión y los desafíos que enfrentan las empresas cuando no se manejan con precisión. Acompáñanos en este viaje para descubrir cómo una gestión eficiente de las existencias puede marcar la diferencia en la rentabilidad y reputación de una empresa.
Clases de existencias
La administración de existencias es una tarea fundamental para cualquier empresa que desee mantener su operación de manera eficiente. A través de esta gestión, se asegura la disponibilidad de productos, evitando tanto la escasez como los excesos que pueden llevar a pérdidas económicas significativas. En este sentido, es crucial entender las diferentes categorías de existencias y los problemas que pueden surgir si no se gestionan adecuadamente.
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Clases de existencias
Según los Estándares Internacionales de Información Financiera (IFRS), las existencias se definen como los activos poseídos para la venta en operaciones normales, en proceso de producción para la venta o como materiales o suministros para ser utilizados en la producción o prestación de servicios. Las existencias son el núcleo de las empresas comerciales o de transformación y se clasifican en cuatro tipos principales según la normativa colombiana:
- Existencias de materias primas: Son los principales insumos necesarios para la producción de bienes a través de uno o varios procesos de transformación. No están destinados a la venta directa, sino a ser procesados en un periodo determinado.
- Existencias de suministros: Son insumos adicionales para la producción de bienes, cuyo valor suele ser moderado o su identificación en el producto final no es sencilla.
- Existencias de productos en proceso: Representan el costo de los artículos semielaborados que aún no han completado el proceso de producción, pero están listos para finalizarse en uno o varios procesos productivos.
- Existencias de productos terminados: Representan el costo de los bienes que han pasado por todo el proceso de transformación y están listos para la venta.
Objetivos de la administración de existencias
La administración de existencias tiene como objetivo principal garantizar la disponibilidad de productos para satisfacer las demandas de los clientes, cumplir con los plazos de entrega, y mantener los productos en buen estado, controlados y organizados. Además, busca reducir los costos de almacenamiento y prevenir posibles fraudes. Para nuestros suscriptores de Actualícese, hemos elaborado un estudio de caso sobre la contabilización de existencias en pymes bajo Estándares Internacionales y un calculador del costo fiscal de las existencias.
Técnicas de administración de existencias
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Una gestión eficaz de existencias requiere métodos que enfoquen las actividades en el control de inventario y el monitoreo de las existencias de la empresa. Aquí se presentan tres métodos de administración de existencias para evitar desperdicios:
Método ABC
Este método clasifica las existencias en tres categorías según su cantidad y valor: la categoría A para las existencias de alto valor y baja cantidad, la categoría B para las existencias de valor y cantidad moderados, y la categoría C para las existencias de bajo valor y gran cantidad. Una ventaja significativa de este método es la identificación de productos con mayor impacto financiero, permitiendo brindarles la atención necesaria.
Método de cantidad económica de pedido –EOQ–
Este método se utiliza para determinar la cantidad óptima de bienes a adquirir, minimizando costos y manteniendo niveles equilibrados de existencias, evitando escasez o excesos. Es comúnmente empleado por empresas que conocen la demanda de productos en un momento dado, ya que su objetivo es calcular cuándo y cuánto pedir para evitar problemas de inventario.
Método Just In Time
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El método Just In Time busca eliminar cualquier actividad que genere desperdicio en el proceso de producción, desde la adquisición hasta la fabricación. Se requiere tener materias primas y productos en orden, recibiendo únicamente lo necesario para mantener la producción en marcha y cumplir con los pedidos de los clientes. En resumen, el método JIT consiste en producir lo necesario en el momento preciso, garantizando la calidad del producto y la mejora continua.
Desafíos de no gestionar las existencias
La gestión de existencias es crucial en todos los aspectos de una empresa, ya que tener excesos puede resultar costoso, mientras que la escasez puede llevar a la pérdida de ventas. Contar con existencias disponibles es una ventaja, y no gestionarlas adecuadamente puede acarrear graves consecuencias. A medida que la empresa crece y requiere un mayor control de inventario, pueden surgir problemas como:
- Exceso de existencias: Aunque es ideal tener suficientes existencias para satisfacer los pedidos y plazos de entrega, un exceso de inventario puede afectar negativamente a la empresa. El exceso de existencias representa un costo oculto, ya que ocupa recursos, aumenta los costos de almacenamiento y puede volverse obsoleto, perdiendo así oportunidades de venta y generación de utilidades.
- Niveles bajos de existencias: Por otro lado, es esencial contar con suficientes existencias para satisfacer la demanda, evitando la insatisfacción de los clientes al no tener productos disponibles. Una buena gestión de existencias permite mantener un inventario adecuado según la temporada, historial de ventas y demanda de los clientes.
- Ventas no registradas: Otro desafío de no gestionar las existencias es la posibilidad de que productos salgan del almacén sin ser contabilizados, ya sea por robos, ventas no registradas o fallos en el control del almacén. Por ello, es importante establecer controles en los sistemas de información y realizar conteos físicos periódicos para verificar la información del sistema.
Para obtener más información sobre las existencias, te invitamos a ver el siguiente vídeo, donde el Dr. Juan Fernando Mejía explica detalladamente un caso práctico sobre cómo reconocer el exceso de inventario resultante de un conteo físico, y presenta las normas a considerar en dicho caso.