En un mundo laboral en constante evolución, los espacios compartidos han emergido como una solución innovadora para profesionales y empresas que buscan flexibilidad y eficiencia. Este artículo explora las consideraciones contables de los contratos de espacios compartidos, una modalidad que no solo ofrece un entorno de trabajo económico y adaptable, sino que también abre puertas a valiosas oportunidades de networking. A medida que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública emite directrices sobre su tratamiento contable, es fundamental entender si estos contratos se clasifican como arrendamientos bajo la NIIF 16, lo cual tiene implicaciones significativas para las empresas involucradas. Acompáñanos en este análisis detallado para descubrir cómo se gestionan contablemente estos acuerdos y qué elementos clave se deben considerar en su identificación.
Consideraciones contables del contrato de espacios compartidos
El concepto de espacios compartidos, conocido también como «coworking», se ha convertido en una tendencia cada vez más popular en Colombia. En su esencia, representa un entorno de trabajo compartido donde los profesionales pueden llevar a cabo sus labores, ya sea de manera individual o colaborativa. Las compañías que ofrecen este servicio alquilan sus instalaciones a individuos o empresas para que puedan realizar sus tareas laborales, y esto se formaliza a través de un contrato de prestación de servicios.
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El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) ha emitido su opinión sobre la contabilización de estos contratos, destacando la importancia de determinar si un contrato de espacios compartidos constituye, o incluye, un arrendamiento según los criterios de la NIIF 16. Esto es crucial, ya que de no ser así, el tratamiento contable estará sujeto a otro Estándar Internacional.
Análisis de los elementos de un acuerdo de colaboración
Para determinar si un contrato es o incluye un arrendamiento, se deben seguir las instrucciones de los párrafos B9 a B33 de la NIIF 16, que se encuentran en el DUR 2420 de 2015. Según el apéndice A de la NIIF 16, un arrendamiento es un contrato o parte de un contrato que otorga el derecho de utilizar un activo (activo subyacente) por un período de tiempo a cambio de una contraprestación.
El CTCP señala en el Concepto 0279 del 17 de junio de 2022 algunas directrices sobre el tratamiento contable para las empresas que ofrecen este servicio. Para determinar si un contrato es un arrendamiento o incluye un arrendamiento, se debe evaluar si se transfiere el control del uso de un activo identificado por un período de tiempo.
Identificación del contrato de espacios compartidos como arrendamiento
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Un ejemplo práctico puede ilustrar mejor este concepto. Imaginemos que la empresa «Tu Espacio Increíble» alquila sus instalaciones a profesionales de diversas empresas. La empresa «Solvencia 2.0» contrata a un profesional de marketing y dos analistas de datos, y firma un contrato para que estos profesionales utilicen las instalaciones de «Tu Espacio Increíble» como lugar de trabajo.
El contrato establece que, por un monto mensual específico y durante un período de 4 años, los empleados de «Solvencia 2.0» podrán utilizar las instalaciones y equipos de la siguiente manera:
- Oficinas 8 y 9: destinadas para los analistas de datos.
- Oficina 11: destinada para el profesional de marketing.
Además, se especifica que cualquier empleado de «Solvencia 2.0» podrá utilizar las instalaciones de los espacios compartidos cuando sea necesario, siempre y cuando las oficinas acordadas estén disponibles.
Según lo expuesto, el contrato en cuestión constituye un arrendamiento debido a que transfiere a «Solvencia 2.0» el control sobre 3 oficinas de las instalaciones de los espacios compartidos. El control en este contrato se refleja en que las oficinas acordadas no pueden ser utilizadas por un profesional que no forme parte de «Solvencia 2.0». Adicionalmente, esta empresa tiene el derecho sobre los beneficios económicos derivados del trabajo realizado por los profesionales en las instalaciones de los espacios compartidos. Asimismo, «Solvencia 2.0» tiene la facultad de decidir qué empleados pueden utilizar las oficinas, incluso si no son los inicialmente acordados en el contrato.
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Desglose de los elementos de un contrato
Un contrato puede incluir elementos que no sean considerados arrendamientos. Por ejemplo, un contrato de espacios compartidos puede incluir los siguientes elementos:
- Elemento de arrendamiento: costo por el alquiler del espacio.
- Elemento de no arrendamiento: costo por los gastos en los que incurre el arrendador.
De acuerdo con el Estándar Internacional, es importante tener en cuenta que la entidad contabilizará cada elemento de arrendamiento dentro del contrato de forma separada de los elementos que no constituyen un arrendamiento.
En conclusión, los espacios compartidos ofrecen una alternativa económica y flexible para los profesionales en Colombia. Sin embargo, es crucial que las empresas comprendan las consideraciones contables asociadas a estos contratos para asegurar un manejo adecuado y conforme a las normativas vigentes.
