El proceso de elaboración de un presupuesto es una travesía esencial para cualquier organización que busca alcanzar sus objetivos financieros y estratégicos. Desde las fases iniciales de evaluación y recopilación de información, pasando por la creación y ejecución del presupuesto, hasta el monitoreo y análisis final, cada etapa desempeña un papel crucial en la planificación financiera de la empresa. Este recorrido no solo implica la asignación de recursos, sino también la colaboración y comunicación entre todas las áreas de la organización. Acompáñanos a explorar cada una de estas fases y descubre cómo un enfoque meticuloso puede transformar la gestión financiera de tu empresa.
1. Fases previas al presupuesto
Antes de meterse de lleno en la elaboración del presupuesto, es fundamental hacer una evaluación y recopilación de información que permita entender cómo está la empresa. Esto implica revisar cómo le fue en el período anterior y analizar las estrategias de crecimiento que se quieren implementar. Todo esto se hace con el objetivo de cumplir con las metas que la gerencia o la dirección han establecido.
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En esta etapa, hay varios pasos clave que no se pueden pasar por alto:
- Designar un líder de presupuesto: Este es el encargado de coordinar las reuniones y asegurarse de que las expectativas del nuevo período estén alineadas con la realidad de la empresa. Es como el capitán del barco, guiando el proceso para que todo marche sobre ruedas.
- Identificar las fuentes de información: Es vital saber de dónde se puede sacar información útil para la empresa. Esto puede incluir informes de gestión, datos del mercado, y cualquier otro recurso que ayude a tener una visión clara de la situación.
- Evaluar las expectativas de la gerencia: Aquí se trata de entender qué es lo que la gerencia espera lograr. Esto ayuda a establecer un marco de trabajo que guíe la elaboración del presupuesto.
En resumen, esta fase inicial se enfoca en establecer tanto las expectativas como las limitaciones de la organización para la elaboración del presupuesto. Es como poner las bases de una casa: todo lo que venga después dependerá de lo bien que se haga este trabajo preliminar.
2. Creación del presupuesto
Una vez que se tienen claros los planes aprobados por la gerencia, es momento de darle una dimensión monetaria a los conceptos dentro de la organización. Esto significa ponerle números a las ideas y planes que se quieren implementar.
Algunas de las actividades que se deben realizar en esta fase incluyen:
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- Establecer un cronograma: Es crucial definir fechas para reuniones de evaluación financiera. Esto incluye informes de gestión, comportamiento pasado, indicadores del sector, dictamen del revisor fiscal, entre otros documentos. Tener un cronograma claro ayuda a mantener el proceso organizado y a tiempo.
- Después de analizar toda esta información, se debe recopilar todos los datos de la empresa, establecer expectativas para el período, identificar fuentes de ingresos y asignar costos y gastos por departamento. Por ejemplo, el departamento de ventas debe considerar el volumen previsto para el período para determinar aumentos en las ventas en función de unidades o precios.
- La empresa está interconectada entre sus áreas, por lo que el presupuesto elaborado se traslada a producción para estimar los requerimientos de materia prima y recursos humanos necesarios. La elaboración del presupuesto es una tarea conjunta que involucra a todas las áreas.
- Otro departamento clave es el de mercadeo, que define estrategias y técnicas para impactar el mercado y alcanzar los niveles de ventas proyectados.
La creación del presupuesto es un proceso colaborativo que requiere la participación de todas las áreas de la empresa. Es como un rompecabezas donde cada pieza es importante para completar la imagen final.
3. Implementación
En esta etapa, se trata de poner en marcha los planes que se han definido. El líder de presupuestos tiene la tarea de integrar a las diferentes áreas en la consecución de las metas, comunicando la importancia de cada nivel en el cumplimiento del presupuesto. El objetivo es cumplir con las expectativas de la gerencia.
Una forma efectiva de monitorear el presupuesto durante la implementación es utilizar el software contable de la empresa para comparar registros contables. Si la empresa no cuenta con un software especializado, se puede usar Excel. Lo importante es tener una herramienta que permita seguir de cerca cómo se están utilizando los recursos.
4. Monitoreo del presupuesto
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Para un control adecuado del presupuesto, es necesario generar informes parciales por áreas y consolidar la información financiera. En esta etapa, se comparan los resultados con el presupuesto para identificar posibles desviaciones y realizar ajustes.
Es crucial evaluar el avance de proyectos, como la construcción, para estimar el cumplimiento de metas presupuestadas. Esto permite hacer ajustes a tiempo y asegurarse de que el presupuesto se está utilizando de la manera más eficiente posible.
5. Análisis
Al finalizar el período presupuestado, se analizan los informes periódicos y se emite un informe final para evaluar el cumplimiento de variables y metas organizacionales. Es importante comparar los indicadores del año actual con años anteriores para identificar áreas de mejora.
En esta etapa, se identifican las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto y se proponen alternativas de mejora para futuros períodos. Si deseas obtener más información sobre costos y presupuestos, te recomendamos leer la Cartilla Práctica Costos y presupuestos: elementos esenciales en la planificación financiera. Esta guía proporciona ejemplos prácticos y formatos que mejorarán tus conocimientos sobre presupuestos y costos en cualquier organización. ¡No te la pierdas!