En el mundo de las copropiedades, la planificación y la previsión son esenciales para garantizar la estabilidad y el bienestar de todos los involucrados. Una de las herramientas clave para lograrlo es el fondo de contingencia, un recurso vital que permite a las copropiedades enfrentar situaciones inesperadas sin comprometer su funcionamiento diario. En este artículo, exploraremos en detalle qué es un fondo de contingencia, su importancia y cómo se maneja contablemente. Guiados por la experiencia del contador público Harold Andrés García Serna, descubriremos los errores comunes y las mejores prácticas para gestionar este fondo de manera efectiva, asegurando así la tranquilidad y seguridad de la comunidad. Acompáñanos en este recorrido para entender cómo un manejo adecuado de los recursos puede marcar la diferencia en la administración de una copropiedad.
¿Qué se entiende por fondo de contingencia?
En el contexto de las copropiedades, un fondo de contingencia es una reserva financiera que se establece para enfrentar compromisos inesperados. Estos compromisos pueden surgir de situaciones imprevistas, como demandas judiciales, reparaciones urgentes por daños en bienes comunes o desastres naturales. La importancia de este fondo radica en su capacidad para proporcionar estabilidad financiera y asegurar que la copropiedad pueda responder adecuadamente a estos eventos sin afectar el flujo de caja regular.
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Manejo contable del fondo de contingencia en las copropiedades
Es obligatorio para las copropiedades establecer un fondo de contingencia para hacer frente a compromisos inesperados. Los fondos recibidos para su creación se consideran como ingresos para la copropiedad.
A continuación, se detalla cómo se lleva a cabo el manejo contable del fondo de contingencia en una copropiedad.
En este artículo se resumen los puntos clave abordados por Harold Andrés García Serna, contador público, durante una de nuestras charlas con Actualícese, donde se explican los errores frecuentes en el cálculo y uso del fondo de contingencia en las copropiedades.
¿Qué implica el fondo de contingencia?
El fondo de contingencia debe ser al menos el 1 % del presupuesto anual de gastos comunes de la copropiedad. Las propiedades horizontales tienen la obligación, de acuerdo con el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, de establecer un fondo de contingencia que les permita hacer frente a compromisos inesperados, como demandas de ex empleados o daños en bienes comunes causados por vandalismo, desastres naturales u otras situaciones imprevistas.
El fondo de contingencia debe representar al menos el 1 % del presupuesto anual de gastos comunes de la copropiedad, y debe ser cobrado junto con las cuotas ordinarias de los copropietarios. La recaudación de este fondo solo puede suspenderse una vez alcance el 50 % del presupuesto de gastos del año respectivo. Además, los excedentes generados en la gestión de este fondo pueden ser asignados como una reserva en el patrimonio de la copropiedad.
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Manejo contable del fondo de contingencia
A continuación, se describen las principales contabilizaciones que se deben realizar en relación con el fondo de contingencia de una copropiedad, según el Concepto 585 de 2018 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–.
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1. Registro de las cuotas ordinarias y fondo de contingencia
El fondo de contingencia se considera un ingreso para la copropiedad. Cuando se cobra la cuota ordinaria y el fondo de contingencia a los copropietarios, se sugiere que ambos conceptos se discriminen en cuentas separadas, registrando un ingreso contra una cuenta por cobrar de la siguiente manera:
- Cuentas por cobrar – cuotas ordinarias $50,000
- Cuentas por cobrar – fondo de contingencia $500
- Ingresos – cuotas ordinarias $50,000
- Ingresos – fondo de contingencia $500
2. Recaudación de las cuotas ordinarias y fondo de contingencia
Cuando un copropietario realiza el pago, se deben acreditar las cuentas por cobrar por concepto de cuotas ordinarias y fondo de contingencia, al mismo tiempo que se debita la cuenta bancaria. Un ejemplo de registro contable sugerido es el siguiente:
- Bancos $50,500
- Cuentas por cobrar – cuotas ordinarias $50,000
- Cuentas por cobrar – fondo de contingencia $500
3. Restricción de los fondos del fondo de contingencia
Los fondos del fondo de contingencia deben destinarse exclusivamente a gastos extraordinarios y urgentes. Por lo tanto, deben mantenerse en cuentas de ahorro, fondos fiduciarios u otras cuentas, según la Orientación Técnica 15–Copropiedades de uso residencial o mixto, grupos 1, 2 y 3, elaborada por el CTCP. En la contabilidad, deben reclasificarse en una cuenta separada para un control y presentación adecuados en el balance de la copropiedad. El registro puede ser el siguiente:
- Efectivo restringido – fondo de contingencia $500
- Bancos $500
4. Uso de los recursos del fondo de contingencia
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Cuando la copropiedad necesite utilizar los recursos del fondo de contingencia, se debe acreditar la cuenta de efectivo restringido y contabilizar el gasto de la siguiente manera:
- Gastos $200
- Efectivo restringido – fondo de contingencia $200
5. Creación de la reserva por fondo de contingencia
Si después del cierre del ejercicio quedan excedentes de los recursos del fondo de contingencia que no se han utilizado, el CTCP recomienda en su Orientación Técnica 15 que se constituya una reserva con un propósito específico, donde se reclasifiquen dichos recursos. Esta reserva debe ser autorizada por la asamblea de propietarios, y su registro contable es el siguiente:
- Patrimonio – excedentes acumulados $300
- Patrimonio – reservas con destino específico (fondo de contingencia) $300
6. Uso de la reserva del fondo de contingencia en períodos posteriores
Si la entidad necesita utilizar en períodos futuros los recursos del fondo de contingencia que se encuentran en reservas del patrimonio, se debe:
Contabilizar el gasto contra la cuenta de efectivo restringido. Reclasificar el saldo de la reserva del fondo de contingencia a los excedentes acumulados con el fin de compensar el gasto generado en ese período.
- Gastos $200
- Efectivo restringido – fondo de contingencia $200
- Patrimonio – reservas con destino específico (fondo de contingencia) $200
- Patrimonio – excedentes acumulados $200