Cada sociedad tiene la responsabilidad de registrar ciertos tipos de libros en la Cámara de Comercio
Es importante tener en cuenta que, según la Ley Antitrámites, los libros de contabilidad ya no requieren registro, pero en caso de extravío deben ser registrados en libros no sujetos a registro.
El Decreto Ley 019 de enero de 2012
Conocido como Ley Antitrámites, establece que ya no es necesario registrar los libros de contabilidad en la cámara de comercio. Esta normativa modificó el Código de Comercio para determinar qué libros deben ser registrados.
De acuerdo con el artículo 28 del Código de Comercio
Los únicos libros que deben ser registrados en la respectiva cámara de comercio son los de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios. Antes de la modificación, también se requería el registro de los libros de contabilidad.
En caso de pérdida de los libros de contabilidad, estos deben ser reconstruidos en libros no sujetos a registro. Si se extravían los otros libros, será necesario volver a registrarlos en la cámara de Comercio para su reconstrucción. Es importante recordar que el registro de estos libros es obligatorio y puede realizarse de forma virtual.
Para las sociedades por acciones, como las anónimas, comanditarias por acciones y simplificadas, corresponde el registro de accionistas y actas de asamblea de accionistas. Para las demás sociedades, se requiere el registro de socios y juntas de socios.
Es fundamental tener en cuenta que, cuando la ley lo exija, los libros deben registrarse previamente para que puedan ser utilizados como prueba ante las autoridades competentes. Los libros de los establecimientos deben registrarse a nombre del ente económico y con la enseña del establecimiento.
Los libros auxiliares no necesitan registro, y solo se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro, es necesario que el anterior esté casi completo o que deba ser sustituido por razones ajenas al ente económico. Las formas continuas y hojas removibles deben ser autenticadas con un sello de seguridad.
Las autoridades pueden destruir los libros no reclamados después de 4 meses de su registro. Además, se ofrece el servicio de venta de libros en tamaño carta, con opción de entrega a domicilio en la dirección comercial del comerciante.
Al presentar los documentos para el registro de libros, se debe adjuntar fotocopia del documento de identificación y, en caso de contar con contador público o revisor fiscal, la fotocopia de su tarjeta profesional. En caso de no tener contador público o revisor fiscal, se deben presentar los libros completos.
