Presentarse ante el inspector laboral
El trabajador puede acudir al inspector laboral y solicitarle que convoque a los socios o al liquidador de la empresa o al propietario (persona natural) en caso de que no sea una sociedad comercial para solicitarles la emisión de la certificación, ya que son quienes pueden confirmar la existencia del contrato laboral o la relación laboral, las tareas realizadas y su duración.
Acudir ante un juez especializado en asuntos laborales
Si este procedimiento no puede llevarse a cabo a través del Ministerio de Trabajo, el trabajador puede acudir a un juez especializado en asuntos laborales para que ordene la reconstrucción del certificado mediante la presentación de las pruebas necesarias para determinar la existencia de la relación laboral, como las declaraciones de los socios, del liquidador o de los colegas de trabajo, así como pruebas documentales que pueden ser los recibos de pago de salario, los aportes a la seguridad social, entre otros, y aquellos documentos que demuestren la liquidación de la persona jurídica.
Conservación de los registros de una empresa comercial en proceso de liquidación
A través del mencionado concepto, el Ministerio de Trabajo determinó que estas acciones eran posibles debido a que el artículo 1 de la Resolución 8934 de 2014 establece que todas las personas naturales o jurídicas que están bajo la supervisión de la Superintendencia de Industria y Comercio deben cumplir con la normativa archivística nacional y, entre otras cuestiones, garantizar la adecuada conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos del archivo. De igual manera, el artículo 10 de la mencionada resolución establece que cuando una empresa se liquide, debe proporcionar los recursos físicos, tecnológicos y económicos necesarios para la conservación, gestión y consulta de documentos. Por lo tanto, aunque la empresa se liquide, el liquidador o los socios tienen la responsabilidad de contar con los medios para asegurar la conservación de toda la información de la empresa y su posterior consulta cuando sea solicitada por las autoridades o cualquier persona con un interés legítimo.
Plazo de retención de los datos laborales en una empresa en liquidación
En relación con este tema, es importante mencionar lo indicado por la Superintendencia de Sociedades en el Oficio 220-179485 de 2019 respecto al período de conservación de los datos laborales de una empresa en proceso de liquidación. Según lo señalado, el liquidador de la empresa tiene la obligación de conservar los libros de contabilidad y otros documentos (actas, registro de aportes, comprobantes de cuentas, soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con las operaciones de la empresa) por un período de cinco (5) años a partir del cierre final de la liquidación. Asimismo, se estableció que en lo que respecta a los archivos que contienen la información laboral de la empresa liquidada, no hay una norma que defina un plazo para su conservación; por lo tanto, se determinó que debe ajustarse a lo establecido para los libros de contabilidad, es decir, deben conservarse por dicho período (5 años).
