1. Fases previas al presupuesto
Antes de elaborar el presupuesto, es necesario realizar una evaluación y recopilación de información para comprender la situación de la empresa en el período anterior y analizar las estrategias de crecimiento. Se busca cumplir con los objetivos establecidos por la gerencia o la dirección.
En esta etapa, es crucial:
Designar un líder de presupuesto para coordinar reuniones y armonizar las expectativas del nuevo período con la realidad de la empresa.
Identificar las fuentes de información disponibles para la empresa.
Evaluar las expectativas de la gerencia.
En resumen, esta fase inicial se enfoca en establecer las expectativas y limitaciones de la organización para la elaboración del presupuesto.
2. Creación del presupuesto
Basándose en los planes aprobados por la gerencia, se procede a darle una dimensión monetaria a los conceptos en la organización.
Algunas actividades a realizar son:
Establecer un cronograma para la elaboración del presupuesto, definiendo fechas para reuniones de evaluación financiera. Se incluyen informes de gestión, comportamiento pasado, indicadores del sector, dictamen del revisor fiscal, entre otros documentos.
Después de analizar esta información, se debe recopilar todos los datos de la empresa, establecer expectativas para el período, identificar fuentes de ingresos y asignar costos y gastos por departamento.
Por ejemplo, el departamento de ventas debe considerar el volumen previsto para el período para determinar aumentos en las ventas en función de unidades o precios.
La empresa está interconectada entre sus áreas, por lo que el presupuesto elaborado se traslada a producción para estimar los requerimientos de materia prima y recursos humanos necesarios. La elaboración del presupuesto es una tarea conjunta que involucra a todas las áreas.
Otro departamento clave es el de mercadeo, que define estrategias y técnicas para impactar el mercado y alcanzar los niveles de ventas proyectados.
3. Implementación
Esta etapa se enfoca en poner en marcha los planes. El líder de presupuestos debe integrar a las áreas en la consecución de metas, comunicando la importancia de cada nivel en el cumplimiento del presupuesto. El objetivo es cumplir con las expectativas de la gerencia.
Una forma de monitorear el presupuesto durante la implementación es utilizar el software contable de la empresa para comparar registros contables. Si la empresa no cuenta con un software especializado, se puede usar Excel.
4. Monitoreo del presupuesto
Para un control adecuado del presupuesto, es necesario generar informes parciales por áreas y consolidar la información financiera.
En esta etapa, se comparan los resultados con el presupuesto para identificar posibles desviaciones y realizar ajustes.
Es crucial evaluar el avance de proyectos como la construcción para estimar el cumplimiento de metas presupuestadas.
5. Análisis
Al finalizar el período presupuestado, se analizan los informes periódicos y se emite un informe final para evaluar el cumplimiento de variables y metas organizacionales.
Es importante comparar los indicadores del año actual con años anteriores para identificar áreas de mejora.
En esta etapa, se identifican las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto y se proponen alternativas de mejora para futuros períodos.
Si deseas obtener más información sobre costos y presupuestos, te recomendamos leer la Cartilla Práctica Costos y presupuestos: elementos esenciales en la planificación financiera.
Esta guía proporciona ejemplos prácticos y formatos que mejorarán tus conocimientos sobre presupuestos y costos en cualquier organización.
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