Clases de existencias
Objetivos de la administración de existencias
Técnicas de administración de existencias
Desafíos de no gestionar las existencias
A través de la administración de existencias, las empresas aseguran la disponibilidad de los productos y evitan la escasez o excesos que pueden llevar a pérdidas económicas.
Descubre las diferentes categorías de existencias, los problemas que surgen al no gestionarlas y los métodos disponibles para una gestión adecuada.
La administración de existencias implica el control y seguimiento de los productos adquiridos por una empresa en proceso, en almacenamiento, distribución o listos para la venta. También abarca la organización, calidad y uso de los materiales o productos de una empresa.
A través de la administración de existencias se gestiona el flujo de bienes desde la adquisición hasta la venta, evitando errores que puedan resultar en pérdidas debido a una gestión deficiente o inexistente. Por lo tanto, la gestión de las existencias es una de las actividades más cruciales para cualquier empresa, formando parte de la eficiente gestión de procesos y operaciones con el objetivo de maximizar las ganancias.
Clases de existencias
Según los Estándares Internacionales de Información Financiera –IFRS, por sus siglas en inglés–, las existencias se definen como los activos poseídos para la venta en operaciones normales, en proceso de producción para la venta o como materiales o suministros para ser utilizados en la producción o prestación de servicios.
«Las existencias son activos esenciales para las empresas y constituyen el núcleo de las empresas comerciales o de transformación»
Las existencias son activos esenciales para las empresas y constituyen el núcleo de las empresas comerciales o de transformación. Según Jair Osorio en su libro Costeo basado en actividades ABC, en la normativa colombiana se identifican 4 tipos de existencias:
- Existencias de materias primas
- Existencias de suministros
- Existencias de productos en proceso
- Existencias de productos terminados
Son los principales insumos necesarios para la producción de bienes a través de uno o varios procesos de transformación. Por lo general, no están destinados a la venta, sino a ser procesados en un periodo determinado.
Son insumos adicionales necesarios para la producción de bienes, cuyo valor suele ser moderado o su identificación en el producto final no es sencilla.
Representan el costo de los artículos semielaborados, aquellos productos que aún no han completado el proceso de producción, pero están listos para finalizarse en uno o varios procesos productivos. Su grado de avance en el proceso productivo se indica generalmente con un porcentaje.
Representan el costo de los bienes que han pasado por todo el proceso de transformación mediante uno o varios procesos productivos y están listos para la venta.
Objetivos de la administración de existencias
La administración de existencias busca garantizar la disponibilidad de productos para satisfacer las demandas de los clientes, cumplir con los plazos de entrega, mantener los productos en buen estado, controlados y organizados. Asimismo, se pretende reducir los costos de almacenamiento y prevenir posibles fraudes.
Para nuestros suscriptores Actualícese, hemos elaborado un estudio de caso sobre la contabilización de existencias en pymes bajo Estándares Internacionales y un calculador del costo fiscal de las existencias.
Estudio de caso sobre la contabilización de existencias en pymes
Calculador del costo fiscal de las existencias
Técnicas de administración de existencias
Una gestión eficaz de existencias requiere de métodos que enfoquen las actividades en el control de inventario y el monitoreo de las existencias de la empresa. Estos métodos también permiten mantener la cantidad adecuada de existencias y satisfacer la demanda de los clientes.
Por lo tanto, se presentan 3 métodos de administración de existencias para evitar desperdicios. A continuación, se detallan:
Método ABC
Este método clasifica las existencias en tres categorías según su cantidad y valor: la categoría A para las existencias de alto valor y baja cantidad, la categoría B para las existencias de valor y cantidad moderados, y la categoría C para las existencias de bajo valor y gran cantidad.
Una ventaja significativa de este método es la identificación de productos con mayor impacto financiero, permitiendo brindarles la atención necesaria.
Método de cantidad económica de pedido –EOQ–
Este método se utiliza para determinar la cantidad óptima de bienes a adquirir, minimizar costos y mantener niveles equilibrados de existencias, evitando escasez o excesos.
Es comúnmente empleado por empresas que conocen la demanda de productos en un momento dado, ya que su objetivo es calcular cuándo y cuánto pedir para evitar problemas de inventario.
Método Just In Time
El método Just In Time busca eliminar cualquier actividad que genere desperdicio en el proceso de producción, desde la adquisición hasta la fabricación. Se requiere tener materias primas y productos en orden, recibiendo únicamente lo necesario para mantener la producción en marcha y cumplir con los pedidos de los clientes.
En resumen, el método JIT consiste en producir lo necesario en el momento preciso, garantizando la calidad del producto y la mejora continua.
Desafíos de no gestionar las existencias
La gestión de existencias es crucial en todos los aspectos de una empresa, ya que tener excesos puede resultar costoso, mientras que la escasez puede llevar a la pérdida de ventas.
Contar con existencias disponibles es una ventaja, y no gestionarlas adecuadamente puede acarrear graves consecuencias. A medida que la empresa crece y requiere un mayor control de inventario, pueden surgir problemas como:
- Exceso de existencias
- Niveles bajos de existencias
- Ventas no registradas
Aunque es ideal tener suficientes existencias para satisfacer los pedidos y plazos de entrega, un exceso de inventario puede afectar negativamente a la empresa.
El exceso de existencias representa un costo oculto, ya que ocupa recursos, aumenta los costos de almacenamiento y puede volverse obsoleto, perdiendo así oportunidades de venta y generación de utilidades, lo que conlleva a problemas financieros graves. Algunas situaciones adversas causadas por el exceso de existencias incluyen:
– Obsolescencia y caducidad: productos caducados o obsoletos que no pueden venderse.
– Problemas de flujo de efectivo: el exceso de existencias no genera efectivo ni saldos pendientes con clientes, lo que puede resultar en problemas de liquidez.
– Mala imagen: los anuncios de liquidación de productos pueden devaluar el inventario y afectar la reputación de la empresa.
– Problemas de espacio: optimizar el espacio necesario para el inventario puede resultar en ahorros de costos de almacenamiento, personal, suministros, seguros, etc.
Por otro lado, es esencial contar con suficientes existencias para satisfacer la demanda, evitando la insatisfacción de los clientes al no tener productos disponibles.
Una buena gestión de existencias permite mantener un inventario adecuado según la temporada, historial de ventas y demanda de los clientes. El objetivo es alcanzar un inventario óptimo y evitar problemas de stock.
Otro desafío de no gestionar las existencias es la posibilidad de que productos salgan del almacén sin ser contabilizados, ya sea por robos, ventas no registradas o fallos en el control del almacén.
Por ello, es importante establecer controles en los sistemas de información y realizar conteos físicos periódicos para verificar la información del sistema.
Para obtener más información sobre las existencias, te invitamos a ver el siguiente vídeo, donde el Dr. Juan Fernando Mejía explica detalladamente un caso práctico sobre cómo reconocer el exceso de inventario resultante de un conteo físico, y presenta las normas a considerar en dicho caso.
