Rectificación de actas y registros contables
Extravío, pérdida o destrucción de documentos
La Superintendencia de Sociedades ha detallado el proceso que se debe seguir para corregir errores u omisiones en los libros de actas y registros contables. Además, ha dado pautas sobre cómo actuar en caso de extravío, pérdida o destrucción de los documentos.
Un acta es un escrito en el que se registran y agrupan los puntos y decisiones discutidos y tomados en una reunión, con el fin de validarlos. En este documento se deben incluir las resoluciones tomadas en relación con:
– Reuniones de socios, asambleas de accionistas y juntas directivas (los órganos colegiados de las empresas).
– Asambleas de fundadores, reuniones de asociados, juntas directivas (órganos de dirección y gestión de entidades sin ánimo de lucro).
Desde su origen, estas actas se consideran auténticas, por lo tanto, las personas encargadas de firmarlas (el presidente y el secretario de la reunión) deben garantizar la veracidad de su contenido y cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 189 del Código de Comercio -C.Cio-.
Es importante señalar que, de acuerdo con lo establecido en el mencionado artículo 189 del C.Cio, las copias de las actas tienen la misma validez que los originales, a menos que se demuestre su falsedad. Por lo tanto, los administradores no pueden presentar pruebas para intentar establecer hechos que no estén registrados en las actas.
Rectificación de actas
Para ampliar el tema en estudio, es relevante mencionar que según lo dispuesto en el artículo 28 del C.Cio, deben inscribirse obligatoriamente en el registro mercantil los siguientes documentos:
– De las empresas comerciales: los libros y actas de asamblea de junta de socios.
– De las entidades sin ánimo de lucro: los libros de actas del máximo órgano social.
Esta obligación no solo implica la inscripción de estos documentos, sino también su actualización constante.
En cuanto a la corrección de errores en los libros de actas, la Superintendencia de Sociedades, a través del Oficio 220-031587 de 2019, ha explicado cómo se puede llevar a cabo este proceso. Según lo establecido en el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, en caso de omisión de datos requeridos por la ley en las actas, el presidente y el secretario pueden agregar actas adicionales para subsanar estas omisiones. Asimismo, cuando se trata de aclarar o registrar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por la asamblea de junta de socios.
Para corregir errores en las actas, se deben seguir las siguientes pautas:
– Es necesario que las actas en el libro estén numeradas de forma consecutiva. Si la numeración no se realiza correctamente, el presidente y el secretario pueden añadir actas adicionales para corregir este error.
– En cuanto a los errores de transcripción, deben ser corregidos mediante una nota al pie de página o mediante un método técnico que permita verificar la corrección. Respecto a la anulación de páginas, esta debe hacerse indicando la fecha y motivo de la anulación, así como el nombre completo de la persona que realiza la corrección, según lo establecido en el artículo 132 del mencionado Decreto 2649 de 1993.
Por último, se menciona lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 57 del Código de Comercio, que establece el momento en que se deben realizar estas correcciones, es decir, una vez que los responsables se percaten del error. Este artículo se refiere a los libros de comercio, pero podría aplicarse también a los libros de actas, ya que forman parte de los libros de comercio, como lo determinó el Consejo de Estado en la Sentencia 73001-23-31-000-15678-01 de 1998.
Rectificación de registros contables
«Cualquier error u omisión en los registros contables debe corregirse mediante un nuevo asiento, en la fecha en que se detectó el error u omisión.»
El artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 regula los asientos en los registros contables. En relación con este tema, establece que cualquier error u omisión en los registros contables debe corregirse mediante un nuevo asiento, en la fecha en que se detectó el error u omisión.
Extravío, pérdida o destrucción de documentos
En caso de pérdida, extravío o destrucción de libros o documentos, el representante legal, responsable de la custodia de la información financiera y contable de la empresa, debe informar a las autoridades sobre estos hechos y proceder a la reconstrucción de los libros o documentos, según lo dispuesto en el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993. La «reconstrucción» implica solicitar la inscripción de los nuevos libros ante la cámara de comercio, para lo cual el representante tiene un plazo de seis meses a partir del suceso, utilizando copias de las actas que se encuentren en la empresa o en manos de terceros (artículo 13 de la Ley 527 de 1999).
Consulte nuestro artículo sobre Conservación de títulos valores para la contabilidad, donde encontrará información relevante sobre la conservación de documentos que deben llevar a cabo los comerciantes.
