Manejo contable de los gastos por cortesías
Gastos por cortesías a trabajadores
Gastos por atenciones a clientes y proveedores
¿Cómo se contabilizan los inventarios retirados?
Manejo tributario de los gastos por cortesías
Deducción de gastos por regalos a directivos de la junta
Los gastos por atenciones dirigidos a empleados, clientes y proveedores se registran como cualquier otro gasto.
Estos gastos, además, son deducibles en el impuesto de renta hasta un porcentaje establecido en las normativas fiscales.
A continuación, te ofrecemos los detalles al respecto.
En épocas festivas como Navidad, fin de año, entre otras celebraciones, las empresas suelen hacer regalos a sus clientes, proveedores y empleados con el fin de mantener una buena relación con ellos.
Por lo tanto, es común que cualquier empresa en el curso normal de sus operaciones deba incurrir en gastos por regalos, cortesías, fiestas, reuniones y celebraciones realizadas o entregadas a sus empleados, clientes o proveedores.
«Los gastos por regalos, cortesías, fiestas, reuniones y celebraciones se registran como cualquier otro gasto»
Por lo tanto, a continuación te explicamos los tratamientos contable y tributario que se deben seguir en relación con este tipo de gastos.
Manejo contable de los gastos por cortesías
Los gastos por regalos, cortesías, fiestas, reuniones y celebraciones se registran como cualquier otro gasto, independientemente de si están dentro del límite de deducción que las normas fiscales permiten para este tipo de gastos.
Por lo tanto, para registrar el gasto se debe debitar la cuenta de gasto correspondiente contra el banco o cuenta por pagar como contrapartida, como se muestra en el ejemplo siguiente:
Cuenta Débito Crédito Gastos de personal XXXX Banco Nacional XXXX
En este sentido, para registrar estos gastos se debe seguir el principio de clasificación y agrupación de gastos, que establece que los gastos se agrupan en una misma cuenta cuando comparten características similares.
Gastos por cortesías a trabajadores
Estos gastos se consideran como un gasto por beneficios a empleados, y se pueden utilizar subcuentas y centros de costos según el plan de cuentas de cada empresa.
Gastos por atenciones a clientes y proveedores
Los pagos por atenciones a clientes y proveedores siempre se tratan como un gasto.
Para facilitar el registro de estos gastos, se puede considerar la creación de una cuenta contable llamada «atenciones a clientes o a proveedores», donde se registrarán dichos valores.
En el caso de regalos con material publicitario de la empresa, como agendas, bolígrafos u otros obsequios con el logo de la compañía, se pueden contabilizar como un gasto por publicidad.
¿Cómo se contabilizan los inventarios retirados?
En ocasiones, algunas empresas en celebraciones como Navidad, cumpleaños, aniversarios u otras ocasiones especiales retiran inventarios de su mercancía como regalos para sus empleados, proveedores o incluso clientes. Estos regalos no cumplen con la definición de inventario, ya que no generarán beneficios futuros.
El tratamiento dado a esta situación es similar al de las cortesías, muestras gratis o regalos a proveedores. Por lo tanto, al retirar la mercancía, se debe dar de baja del inventario; para ello, se debe acreditar la cuenta de inventario y debitarla con una contrapartida de naturaleza de gasto:
Cuenta Débito Crédito Gastos por regalos a proveedores XXXX Inventarios XXXX
Manejo tributario de los gastos por cortesías
En el siguiente video, Diego Guevara, conferencista de Actualícese, explica el tratamiento tributario de los gastos por cortesías a empleados, clientes y proveedores:
Los gastos por cortesías a empleados, clientes y proveedores son un gasto deducible del impuesto sobre la renta para los regímenes ordinario y especial, siempre que cumplan con las siguientes condiciones (ver artículo 107-1 del Estatuto Tributario –ET–):
Que no excedan el 1 % de los ingresos netos.
Que estén respaldados con factura o documento equivalente.
Que formen parte de las operaciones habituales del negocio.
Por lo tanto, al preparar la declaración de renta de cada año gravable, se debe verificar que los gastos por cortesías a empleados, clientes y proveedores que se considerarán deducibles cumplan con las condiciones mencionadas.
Es importante tener en cuenta que este tratamiento no se aplica a los contribuyentes del régimen simple, como lo explica el Dr. Guevara en el siguiente video:
Deducción de gastos por obsequios a miembros de la junta directiva
Surge la pregunta de si los obsequios o regalos dados a los miembros de la junta directiva de una empresa deben tratarse como «beneficios a empleados» y proceder a la deducción del artículo 107-1 del ET, tema que abordamos a continuación.
El Consejo de Estado recordó en el documento radicado 17001-23-33-000-2016-00448-01(23357) del 17 de marzo de 2022 los requisitos fundamentales para la deducción de los gastos realizados durante el período gravable en el desarrollo de las actividades productoras de renta indicadas en el artículo 107-1 del ET, los cuales son:
Que los gastos tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta.
Que sean necesarios y proporcionados de acuerdo con cada actividad.
A pesar de que los miembros de la junta directiva tienen un rol diferente al de los empleados de una empresa, de acuerdo con lo indicado por el Consejo de Estado, los requisitos mencionados también deben cumplirse para aplicar la deducción de los obsequios o regalos dados a los miembros de la junta directiva.
